○檮原町文書規程
昭和31年9月1日
規程第2号
目次
第1章 総則(第1条～第5条)
第2章 文書の処理保存(第6条～第16条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 文書の取扱いについては、別に定めのあるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文字、文体及び用語)
第2条 漢字及び仮名遣いは、努めて「常用漢字表」(平成22年内閣告示第2号)及び「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)により、文体及び用語はできるだけ平易にして、難解である字句をさける。
(文書の区分)
第3条 文書は、おおむね次のように区分する。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)の規定により、議会の議決を経て制定するもの
(2) 規則 地方自治法の規定により、町長が制定するもの
(3) 規程 檮原町が制定するもの
(4) 告示 町の機関がその決定した事項を公式に広く一般に知らせるもの
(5) 公告 前号以外で、一般又は一部に告知するもの
(6) 訓令 職員又は所属公所に対し指揮命令するもの
(7) 内訓 訓令又は訓で機密に属するもの
(8) 訓 訓令で公表を要しないもの
(9) 達 特定の個人又は団体に対して、職権をもって特定事項を命令し、禁止し、停止し、又は取り消すもの
(10) 指令 申請(願)に対して許可若しくは認可し(許可し、又は許可しない場合を含む。)、又は指示命令するもの
(11) 上申 上司又は諸官公庁に申請するもの
(12) 申請(願) 許可又は認可を請うもの
(13) 具申 情状を上申するもの
(14) 副申 上司又は諸官公庁に進達する文書に意見を副えるもの
(15) 内申 上司又は諸官公庁に内密に申告するもの
(16) 伺 上司又は諸官公庁の指揮を請うもの
(17) 報告 事務上の状況その他を成規によって報告するもの
(18) 通知 事実を開示して通知するもの
(19) 照会 回答を求めるもの
(20) 回答 照会に応ずるもの
(21) 嘱託(委嘱) 事務処理その他一定の行為を委託するもの
(22) 依頼 事務その他一定の行為を依頼するもの
(23) 証明 一定の事実を証明するもの
(24) 辞令 命令、任免、給与又は一定の職務を分課するもの
(書式文例)
第4条 前条に掲げる文書の書式文例は、おおむね次のとおりとする。
(番号)
第5条 条例、規則、告示、訓令、内訓及び訓は、各種類ごとに庶務において一連番号を付し、令達番号簿(様式第1号)に登録しなければならない。
3 番号は、暦年により更新するものとする。
第2章 文書の処理保存
(文書の受理)
第6条 到着した文書(電報を含む。以下同じ。)は、総務課総務係において受領し、次に定めるところによって処理しなければならない。
(1) 親展文書は、封かんのまま名宛人に配布する。
配布を受けた取扱責任者は、主管係長に配布し、配布を受けた係長は課長の供覧又は決裁を受けなければならない。ただし、重要と認めるものについては、町長、副町長の供覧又は決裁を受けなければならない。窓口限りで処理することができる程度の文書及び戸籍関係文書は、そのまま封皮を添えて主務係に配布する。
(3) 電報は、一般文書より先に処理しなければならない。
(4) 貨幣、金券、有価証券及び書籍その他の物品は、金券送達簿、納付書等の取扱台帳又は物品収受簿(様式第4号)に記載し、主務係に配布し受領印を受けなければならない。
2 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公署であるとき、又は公務に関する文書と認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受することができる。
(重要文書の処理)
第7条 職員は、文書中重要なものについては、上司の意見を聴いて処理の手続をとらなければならない。
(処理期限)
第8条 文書の配布を受けたときは、期限のあるものは必ず遅滞なく、期限のないものも速やかに処理しなければならない。
(立案)
第9条 受理した文書の処理の案及び文書発議の案は、主務係が立案し、上司の決裁を受けなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。
(1) 軽易な事件であって、受理文書の余白に立案を記入して処理できるもの
(2) 願、届出等であって違式、誤り等により訂正のため、附せん処理するもの
(3) 閲覧にとどめるもの
(4) 例文によって処理するもの
(5) 決裁簿によって処理するもの
(6) 処理の形式に関して、別に規定があるもの
2 立案の条件が他の係に関連するものは関係係に、また、出納その他の会計事務に関係のあるものは会計管理者に合議の上、決裁を受けなければならない。
(議会に提案する文書)
第10条 町議会に提案する文書は、所管課において立案し総務課に合議の上、町長の決裁を経て、原議を総務課に送付しなければならない。
2 総務課は、原議の送付を受けたときは、提案の手続をとらなければならない。
(発送の手続)
第11条 決裁を受けた発送文書は、各係において浄書校合し、郵便物としての整理をして、総務課総務係に回付しなければならない。
3 執務時間外又は休日に発送を要する文書及び物品は、総務課において整理し、当直員に交付しなければならない。
(完結及び保存)
第12条 処理完結した文書は、関係書類と共に整理して文書綴に処理済月日の順に編綴しなければならない。
2 文書綴は、総務課において編集し保存しなければならない。
(文書の保存年限)
第13条 文書は、4種類に分かちその保存年限を次のように定める。
第1種 永久
第2種 10か年
第3種 5か年
第4種 2か年
2 前項の保存期間は、完結した翌年からこれを起算する。
(保存区別)
第14条 前条に掲げる第1種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 基本財産の各種積立金その他財産の管理処分に関する書類
(2) 条例、規則及び規程に関する書類
(3) 歳入歳出決算その他町議会議決書及び町議会に関する重要書類
(4) 事務引継書類
(5) 訴訟及び異議に関する書類
(6) 印鑑に関する書類
(7) 重要統計書類及び地図類
(8) 職員の進退、賞罰等に関する書類及び履歴書
(9) 公の施設の設置、変更又は廃止に関する書類
(10) 権利の設定、変更(各種契約を含む。)及び移転に関する書類
(11) 前各号に掲げるもののほか、永久に効力を有し、又は参考となるべき書類及び町政の沿革を知るに必要な文書
2 第2種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 法令に従い処理したもので永久保存の必要のないもの
(2) 町議会に関する書類で永久保存の必要のないもの
(3) 決算の終わった金銭物品に関する書類
(4) 監督官公署(上申、申請、報告及びその指令)に関する書類で永久保存の必要のないもの
(5) 歳入歳出予算書類
(6) 統計報告書類
(7) 事務経理簿及び令達簿
(8) 前各号に掲げるもののほか、10か年保存の必要があると認める書類
3 第3種に属するものは、次のとおりとする。
(1) 調査を終了した諸報告及び統計材料
(2) 台帳登録を終了した諸申請書類
(3) 選挙に関する書類(ただし、次期選挙の終わらないものは除く。)
(4) 前各号に掲げるもののほか5か年間保存の必要があると認める書類
4 永久、10か年、5か年の保存に属しない文書は、全て2か年保存に編入するものとする。
(保存文書の持出し)
第15条 保存書類は、町長の指揮又は許可を受けないで役場外に持ち出すことはできない。
(保存する文書の閲覧等)
第16条 保存文書を借覧しようとするときは、主管係の承認を受けなければならない。
2 職員以外の者から、保管文書の閲覧又は謄写の申出があったときは、上司の許可を受け主管係の立会のもとにこれを行わせなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和53年規程第2号)
この規程は、公布の日から施行し、昭和53年9月1日から適用する。
附則(平成14年規程第4号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第2号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年規程第5号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和5年規程第3号)
この規則は、公布の日から施行する。
様式第2号 略
